Politika privatnosti

1. Ko smo mi

Tendersistem je softverska platforma za praćenje, analizu i upravljanje javnim nabavkama, tenderima, ponudama, dokumentacijom, rokovima, tržišnim podacima i povezanim poslovnim procesima.

Ovom Politikom privatnosti objašnjavamo koje lične podatke prikupljamo, zašto ih obrađujemo, kome ih prosljeđujemo, koliko ih čuvamo i koja prava imaju korisnici i druge osobe čiji se podaci mogu obrađivati kroz platformu.

Za potrebe ove Politike, "mi", "nas" i "Tendersistem" označavaju DELTICO d.o.o. Vitez, Divjak 4, 72250 Vitez, Bosna i Hercegovina, JIB 4236756760007, e-mail: info@tendersistem.com.

2. Na koga se odnosi ova Politika

Ova Politika se odnosi na:

• posjetioce web stranice tendersistem.com;
• registrovane korisnike platforme;
• firme, obrte, agencije i organizacije koje koriste platformu;
• saradnike pozvane u tender/ponudbeni workspace;
• agencijske klijente kojima korisnik-agencija upravlja;
• potencijalne poslovne klijente koje evidentiramo u CRM-u;
• fizičke osobe čiji se podaci mogu pojaviti u javno dostupnim tenderima, odlukama o dodjeli, dokumentima javnih nabavki, obrtima ili drugim javnim izvorima;
• osobe čiji se podaci nalaze u dokumentima koje korisnici učitavaju u platformu.
• objavitelje privatnih poslovnih oglasa i osobe koje naručiocu dostavljaju ponudu, uključujući bez naloga.

3. Koje podatke prikupljamo

3.1 Podaci koje korisnik unosi direktno

Prilikom registracije, korištenja i administracije naloga možemo prikupljati:

• ime i prezime, ako ga korisnik unese;
• e-mail adresu;
• lozinku, koja se čuva hashovana preko auth sistema;
• naziv firme ili organizacije;
• JIB, PDV broj, adresu, kontakt telefon i kontakt e-mail firme;
• industriju, CPV kodove, ključne riječi, regije poslovanja i druge profilne podatke;
• notifikacijske postavke, vremensku zonu, kanale obavještavanja i preferencije;
• eJN korisničko ime i lozinku, ako korisnik odluči povezati eJN nalog; ti kredencijali se čuvaju šifrovano;
• podatke iz komunikacije s podrškom, prodajom ili administracijom.

3.2 Podaci koji nastaju korištenjem platforme

Korištenjem platforme nastaju i obrađuju se:

• AI razgovori, upiti, odgovori i feedback;
• tender workspace podaci, ponude, komentari, checklist stavke i saradnički zapisi;
• uploadovani dokumenti, naziv dokumenta, metapodaci, izvučeni tekst i AI analiza;
• RAG/embedding indeks dokumenata i tekstualni dijelovi dokumenata potrebni za pretragu i AI asistenta;
• sačuvane pretrage, alerti, watchlist i praćeni tenderi;
• obavijesti i push subscription podaci;
• billing status, krediti, potrošnja kredita i transakcijski zapisi;
• analitika korištenja platforme;
• sigurnosni i tehnički logovi.

3.3 Podaci iz javnih izvora

Platforma obrađuje javno dostupne podatke iz sistema javnih nabavki i drugih javnih izvora, uključujući:

• objave tendera;
• planove nabavki;
• odluke o dodjeli;
• nazive naručilaca;
• nazive ponuđača/pobjednika;
• JIB/identifikacione brojeve firmi ili obrta, gdje su javno objavljeni;
• vrijednosti ugovora, CPV kodove, rokove i druge javne tenderske podatke;
• javno dostupne pravne izmjene, grantove, poticaje i prilike.

Pored dokumenata, Tendersistem namjerno i strukturirano preuzima podatke iz službenog javno dostupnog eJN Open Data servisa Agencije za javne nabavke BiH, uključujući endpoint /Suppliers. Polja mogu uključivati naziv, JIB, adresu i grad poslovnog subjekta, poslovni e-mail (EmailAddress), telefon (PhoneNumber), ime navedene odgovorne osobe (ResponsiblePersonName) i oznaku njene vidljivosti (IsResponsiblePersonVisible). Ovi kontakti ne nastaju izvlačenjem iz dokumenata. Bilježimo izvor, identifikator dobavljača i podatke o ažuriranju/sinkronizaciji, kada su dostupni.

Podaci o poslovnim subjektima služe tržišnoj analitici, prikazu provjerljivih javnih referenci i pronalasku dobavljača za konkretnu privatnu nabavku. Postojeći odvojeni admin CRM koristi pohranjene kontakte i odgovornu osobu pri evidentiranju potencijalnih poslovnih klijenata i pripremi nacrta poslovnih poruka. Ta obrada nije ista kao pronalazak dobavljača i zahtijeva zasebnu ocjenu pravne osnove, transparentnosti i pravila komunikacije; sam javni izvor ili ovaj tekst ne čine marketing dopuštenim.

U Privatnim nabavkama registriranim korisnicima organizacije koja traži dobavljača preporučujemo samo subjekte s jasno prepoznatljivim pravnim oblikom pravne osobe. Obrti, samostalne radnje i subjekti nejasnog oblika ostaju izvan rezultata jer njihov poslovni identitet može identificirati fizičku osobu. Kod preporučenih pravnih osoba prikazujemo samo jasno generičke e-mailove firme i dostupne web stranice. Ne prikazujemo lična imena, direktne e-mailove osoba niti telefone, čak ni kada je oznaka vidljivosti true. false i nepoznata oznaka nikada nisu osnova za prikaz osobe. Kontakti se ne pohranjuju u snimke preporuka; na svakom učitavanju primjenjuju se aktualna pravila i zabrane prikaza. Nema javnog imenika osoba, globalne pretrage osoba, izvoza osobnih kontakata ili automatiziranog kontaktiranja. Ako bi prikaz zahtijevao pojedinačno informiranje osobe, podatak ostaje skriven.

Javni ili uploadovani dokumenti zasebno mogu sadržavati lična imena, e-mailove, telefone ili potpise koji se tehnički obrađuju u dokumentnim funkcijama. To nije jedini način prikupljanja kontakata.

3.4 Privatni poslovni oglasi i direktno dostavljene ponude

Nacrt nabavke nije javan. Naručilac zasebno pregleda i potvrđuje sadržaj za objavu. Objavljeni oglas sadrži naslov, opis, kategoriju, lokacije, rok, eventualni budžet, količinu, isporuku, zahtjeve i naziv firme naručioca. Objavljeni sadržaj ima javni link i može biti indeksiran ili podijeljen izvan platforme. Upozoravamo da se ne unose nepotrebni lični podaci, tajne ili tuđi povjerljivi dokumenti; povlačenje oglasa ne može izbrisati kopije koje su treći već napravili.

Predavatelj ponude sam unosi naziv firme, e-mail, sažetak ponude i odabrane priloge. Kontakt ime, JIB i telefon su neobavezni. Prije predaje prikazujemo kojem oglasu/naručiocu se ponuda dostavlja i obavijest o obradi. Ovi podaci nisu kontakti preuzeti iz eJN-a: dostavljeni su neposredno za procjenu konkretne ponude. Predavatelj ne mora imati nalog. Potvrdu predaje dobiva na ekranu i, uz sigurnosne limite, kao fiksnu informativnu poruku na uneseni email; adresa se ne dodaje u marketinšku listu.

Ponude i prilozi dostupni su samo ovlaštenim članovima organizacije tog naručioca i ovlaštenim administratorima radi podrške, sigurnosti i obrade zahtjeva. Ne indeksiraju se niti objavljuju javno. Naziv firme primaoca prikazuje se prije predaje; dodatne informacije možete zatražiti preko info@tendersistem.com. Ne predajte podatke ako niste sigurni da ih želite dostaviti tom naručiocu.

Čuvamo vrijeme predaje, poveznicu na oglas i organizaciju, verziju obavijesti/uvjeta, status ponude, metapodatke i otisak priloga, rezultate sigurnosne provjere i nužne revizijske događaje. Aplikacijski limiter koristi ključem zaštićene otiske IP-a i e-maila, kratkotrajne sigurnosne izazove i tokene radi sprečavanja botova, duplikata i zloupotrebe. Hosting može zasebno bilježiti IP u tehničkim logovima. Otisci i identifikatori nisu nužno anonimni podaci.

3.5 Podaci posjetilaca web stranice

Za posjetioce web stranice možemo obrađivati:

• IP adresu i tehničke HTTP podatke kroz hosting/logove;
• podatke o uređaju, browseru i user-agentu;
• podatke o posjetama, prikazima stranica i eventima;
• kolačiće i slične tehnologije opisane u Cookie politici;
• Google Analytics podatke, samo ako je Google Analytics/Tag Manager konfigurisan na produkciji i korisnik pristane na analitičke kolačiće/tagove.

4. Zašto obrađujemo podatke

Podatke obrađujemo za sljedeće svrhe:

1. kreiranje i upravljanje korisničkim nalogom;
2. pružanje SaaS usluge, tender workspacea, analiza i pretraga;
3. obradu, čuvanje i prikaz dokumenata;
4. AI analizu tenderske dokumentacije, sažimanje, preporuke i asistenta;
5. slanje notifikacija, podsjetnika i važnih obavijesti koje korisnik odobri;
6. naplatu, evidenciju pretplate, kredita i transakcija;
7. sigurnost, prevenciju zloupotrebe, rate limiting i otkrivanje grešaka;
8. poboljšanje proizvoda i analitiku korištenja;
9. CRM evidenciju potencijalnih poslovnih klijenata i pripremu nacrta poruka, uz zasebno utvrđivanje dopuštenosti eventualne marketinške komunikacije;
10. ispunjavanje zakonskih, računovodstvenih, poreznih i ugovornih obaveza.
11. razumijevanje korisnikove privatne nabavke, pronalazak i objašnjivo rangiranje poslovnih subjekata prema javnim referencama te evidenciju korisnikovog odabira i zabrana prikaza kontakata.
12. objavu izričito potvrđenog poslovnog oglasa, privatnu dostavu ponude njegovom naručiocu, zaštitu priloga, informativnu obavijest naručiocu za svaku ponudu i fiksnu potvrdu predaje predavatelju.

5. Pravni osnov obrade

Zavisno od vrste podataka i svrhe, obrada se zasniva na:

• izvršenju ugovora ili predugovornih radnji;
• legitimnom interesu, posebno za sigurnost, sprječavanje zloupotrebe, razvoj proizvoda, CRM i obradu javnih poslovnih podataka;
• pristanku, posebno za neobaveznu analitiku, Google Analytics/GTM ako su konfigurirani, push notifikacije i marketinške e-mailove ako se uvedu;
• zakonskoj obavezi, posebno za računovodstvene, porezne, sigurnosne i regulatorne obaveze.

Kada poslovni podatak identificira fizičku osobu, primjenjuje se zaštita ličnih podataka i odgovarajući pravni osnov; javna dostupnost nije izuzeće. Za supplier discovery konkretni interes Operatera je pružanje korisne i provjerljive poslovne analitike, a interes poslovnog korisnika pronalazak dobavljača za stvarnu nabavku. Legitimni interes može se koristiti samo gdje je obrada potrebna i test ravnoteže pokazuje da prava osobe nemaju prednost. Interes za marketing nije automatski obuhvaćen tom procjenom.

Pravo prigovora na obradu zasnovanu na legitimnom interesu proizlazi i iz važećeg Zakona o zaštiti ličnih podataka BiH; nije uslovljeno primjenom GDPR-a. Ako se primjenjuju dodatni režimi, poštujemo i njihova relevantna pravila. Objavljivanje ove Politike ne zamjenjuje pojedinačno informiranje kada ga zakon zahtijeva. Privatne nabavke takve kontakte ne otkrivaju niti šalju automatske obavijesti.

Objava oglasa i tehnička dostava ponude izvršavaju uslugu na zahtjev objavitelja/predavatelja. Kada kontakt predstavlja zaposlenika pravne osobe, ne pretpostavljamo da je sam zaposlenik ugovorna strana: neophodnu poslovnu koordinaciju i sigurnost procjenjujemo na osnovu dokumentiranog legitimnog interesa i očekivanja neposredne predaje, gdje je taj osnov primjenjiv. Potvrda uvjeta i primitka obavijesti nije blanket saglasnost za marketing, druge svrhe ili podatke drugih osoba. Obavezni kontakt podaci služe odgovoru na ponudu; bez njih digitalna predaja nije moguća. Telefon i prilozi nisu obavezni.

Naručilac sam određuje daljnju poslovnu procjenu, komunikaciju i svoje rokove čuvanja te u tom opsegu ima vlastite obaveze kontrolora. Uloge Operatera i naručioca, uključujući obradu dokumenata po njegovim uputama, uređuju se primjenjivim ugovorom/DPA. Operater samostalno odgovara za sigurnost, abuse obradu i vlastite operacije. Nijedna potvrda ne prenosi ili ukida zakonske obaveze Operatera ili prava osobe.

6. AI obrada i OpenAI

Tendersistem koristi AI funkcije za analizu dokumentacije, pretragu, preporuke, asistenta, procjenu rizika, sažimanje i tržišnu inteligenciju.

Kod korištenja AI funkcija, sljedeći podaci mogu biti poslani OpenAI-u ili drugom AI procesoru:

• tekst tenderske dokumentacije;
• dijelovi korisničkih uploadovanih dokumenata;
• korisnički upiti u AI asistenta;
• kontekst firme i tendera potreban za odgovor;
• javni tenderski i tržišni podaci;
• metapodaci potrebni za izvršenje AI funkcije.

Sistem ne garantuje automatsku redakciju ličnih ili povjerljivih podataka prije AI obrade. Korisnik ne treba uploadovati dokumente koji sadrže osjetljive, povjerljive ili nepotrebne lične podatke ako nije ovl...