RACI matrica može poslužiti kao interni pregled rada na ponudi: ko priprema pojedini dio, ko ga interno provjerava i ko treba biti obaviješten. Ovaj vodič predlaže radni model za mala i srednja preduzeća, bez predstavljanja matrice kao službenog obrasca ili pravnog savjeta.
Direktan odgovor: šta napraviti s RACI matricom
RACI matrica za pripremu ponude može biti jednostavan interni prikaz zadataka i uloga. Kao prijedlog za radni list, tim može koristiti četiri oznake: R za osobu koja izrađuje dio, A za osobu koja interno potvrđuje njegovu završnu verziju, C za osobu od koje se traži stručni doprinos i I za osobu koja prima informaciju o napretku. Ovo je interni dogovor tima, a ne opis službenog obrasca.
Objava Agencije navodi da je Priručnik namijenjen i učesnicima postupaka nabavke koji nastupaju kao ponuđači.
Agencija opisuje Priručnik kao praktični priručnik za primjenu Zakona o javnim nabavkama.
Za početak, popišite dijelove posla koje vaš tim zaista treba koordinirati, zatim uz svaki upišite ime ili funkciju osobe. Matrica je korisna kao pregled koordinacije, ne kao potvrda da je ponuda potpuna ili da će postići određeni ishod. Zadržite je kratkom, jasnom i prilagodljivom konkretnom internom radu.
Kada je tema relevantna za vaš tim
Interni prijedlog je da razmotrite matricu kada na pripremi ponude radi više osoba ili kada posao obuhvata različite stručne cjeline. Ona može pomoći i malom timu u kojem jedna osoba obavlja nekoliko uloga: u takvom slučaju u ćeliji navedite sve funkcije koje obavlja, pa posebno označite ko provjerava završnu verziju. Svrha je da se zadaci vide na jednom mjestu, a ne da se uvede dodatni sloj administracije.
Službeni portal e-Nabavke ima javnu pretragu obavještenja.
Interni prijedlog je da tim prvo odredi koji konkretan poziv razmatra, a zatim da odvojeno vodi provjeru izvora i dodjelu svojih internih zadataka. Ova matrica sama po sebi ne potvrđuje aktuelnost poziva niti sadržaj pojedinačnih dokumenata. Ako radite sami, jednostavna lista s poljem za samoprovjeru može biti preglednija od tabele s više uloga.
Razmotrite i koliko često se mijenja sadržaj radnih fajlova. Ako izmjene pravi više kolega, unaprijed dogovorite ko objedinjuje komentare i ko obavještava ostatak tima o završenoj internoj provjeri.
Koraci za izradu matrice
- Zapišite radne cjeline koje vaš tim namjerava obraditi. Primjeri za internu organizaciju mogu biti pregled polaznih informacija, izrada tehničkog dijela, priprema komercijalnog dijela, objedinjavanje fajlova i završna interna provjera.
- Za svaku cjelinu navedite rezultat koji očekujete od člana tima, na primjer nacrt, pregled komentara ili objedinjenu verziju.
- Dodijelite oznake R, A, C i I prema definiciji koju je tim usvojio. Ime osobe ili funkcija treba biti dovoljno jasno da kolege razumiju ko preuzima zadatak.
- Provjerite preklapanja. Ako više osoba uređuje isti dio, upišite ko usklađuje njihove doprinose.
- Dogovorite način bilježenja izmjena, verzija fajlova i statusa. Koristite postojeći interni kanal rada umjesto da bez potrebe uvodite novi.
- Pregledajte tabelu zajedno i ispravite nejasne dodjele prije nastavka rada.
Kao praktična mjera, dodajte polje „status“ s internim oznakama poput „nije započeto“, „u radu“ i „interno pregledano“. To su prijedlozi za organizaciju tima, a ne oznake propisane za službeni postupak. Matrica treba da olakša razgovor o radu, pa izostavite polja koja timu ne pomažu.
Kontrolna lista za internu provjeru
Interni prijedlog kontrolne liste: prije nego što tim nastavi s radom, prođite kroz sljedeća pitanja.
- Jesu li sve radne cjeline koje je tim izabrao predstavljene u tabeli?
- Ima li svaka cjelina imenovanu osobu koja izrađuje ili objedinjuje njen rezultat?
- Je li jasno ko radi internu završnu provjeru pojedinog dijela?
- Jesu li osobe koje daju stručni doprinos i one koje samo primaju status označene različito?
- Postoji li dogovor o tome gdje se čuvaju radne verzije i komentari?
- Zna li tim kome se obraća kada opis zadatka ili njegova dodjela nisu jasni?
- Jesu li otvorena pitanja zapisana odvojeno od potvrđenih internih odluka?
Ove provjere služe organizaciji vašeg rada. One ne potvrđuju da sadržaj odgovara uslovima konkretnog poziva niti zamjenjuju pregled izvornih materijala. Za svaku stavku koja zavisi od informacija iz poziva, tim može zabilježiti naziv izvora i datum kada ga je pregledao, bez zaključivanja o njegovoj aktuelnosti samo na osnovu matrice.
Na kraju provjere uklonite duplikate, objasnite nepoznate skraćenice i provjerite da li svaka osoba razumije svoju ulogu. Ako odgovor na neko pitanje nije poznat, označite ga kao otvorenu internu stavku.
Rizici i moguće greške u internom modelu
Moguća greška u predloženom modelu je da se uz jednu cjelinu upiše više osoba, ali se ne odredi ko objedinjuje njihove doprinose. Takav unos ostavlja nejasnoću u timu. Kao interni prijedlog, uz grupni zadatak imenujte jednu osobu koja prikuplja komentare, dok ostali članovi imaju vidljivo navedenu ulogu.
Drugi rizik je da se oznaka A shvati kao potvrda izvan internog rada. Da biste izbjegli takvo tumačenje, u zaglavlju tabele napišite da oznake opisuju samo dogovor tima. Slično tome, status „interno pregledano“ bilježi samo stanje vaše provjere i ne predstavlja potvrdu nezavisnog tijela.
Treći rizik je zastarjela dodjela. Ako se promijeni sastav tima ili raspodjela posla, vratite se na tabelu i ažurirajte ime, funkciju i status. Ne oslanjajte se na nejasne oznake poput „tim“ ako članovi ne znaju ko konkretno preuzima naredni zadatak.
Matrica takođe može postati preopširna. Izostavite korake koji ne pomažu koordinaciji i odvojite internu organizaciju od provjere izvora. Ako se pojavi nejasnoća o sadržaju konkretnog poziva, zabilježite pitanje za zasebnu provjeru umjesto da ga rješavate pretpostavkom.
Hipotetički primjer primjene bez izmišljenih podataka
Hipotetički interni primjer: mala firma razmatra ponudu i želi rasporediti rad između osobe koja poznaje tehnički sadržaj, osobe koja priprema komercijalni dio i osobe koja objedinjuje materijale. Ovaj primjer ne opisuje stvarnu firmu, konkretan poziv ni stvarni postupak.
U prvom redu tima može stajati „tehnički dio“: stručna osoba priprema nacrt, kolega s funkcijom interne provjere ga pregleda, a osoba koja objedinjuje fajlove dobija informaciju o statusu. U drugom redu može stajati „komercijalni dio“ s odvojenim izrađivačem i internim provjeravačem. U trećem redu može biti „objedinjavanje radnih materijala“, dodijeljeno osobi koja koordinira verzije.
Ako ista osoba preuzima dvije funkcije, navedite ih otvoreno umjesto da pretpostavite kako će kolege to znati. Ako član tima daje komentar, ali ne potvrđuje internu završnu verziju, zabilježite taj doprinos u zasebnoj ulozi. Zapišite neriješena pitanja u posebnom polju, bez pretvaranja pretpostavki u potvrđene podatke.
Takva tabela daje timu pregled ko radi koji interni zadatak. Ona ne tvrdi ništa o sadržaju službenih dokumenata i ne garantuje ishod. Kada se promijene interni dogovori, prilagodite primjer stvarnim ulogama svog tima.
Ograničenja izvora i siguran sljedeći korak
SOURCE BRIEF podržava tri uske tvrdnje: objava Agencije navodi publiku Priručnika i njegov praktični karakter, a portal e-Nabavke ima javnu pretragu obavještenja. Te tvrdnje ne objašnjavaju kako treba rasporediti interne zadatke, niti potvrđuju sadržaj konkretnog poziva. Zbog toga je RACI tabela u ovom vodiču predstavljena kao radni prijedlog, a ne kao službeni model ili tumačenje propisa.
Siguran sljedeći korak za tim je da napravi praznu tabelu, unese samo svoje interne cjeline, dodijeli odgovorne osobe i pregleda nejasne stavke. Zatim odvojeno provjerite informacije iz izvora koji se odnose na poziv koji razmatrate. Zabilježite odakle podatak potiče i ostavite otvorenim sve što nije potvrđeno. Ovaj vodič ne provjerava aktuelnost nijednog konkretnog poziva i ne može zamijeniti pregled relevantnih izvora.
Ako je potrebno pojašnjenje vanjskih uslova ili procjena konkretnog slučaja, obratite se odgovarajućem stručnjaku. Interna matrica može pomoći da se pitanja rasporede i zabilježe, ali sama ne daje pravno mišljenje niti potvrdu ishoda.
Često postavljana pitanja
Da li je RACI matrica službeni obrazac?
Ovaj vodič ne predstavlja matricu kao službeni obrazac. Prikazani model je interni prijedlog za raspodjelu rada u timu. Možete promijeniti oznake, kolone ili nazive uloga prema načinu rada vaše firme, uz jasnu napomenu da tabela opisuje samo interne zadatke.
Može li mala firma koristiti matricu ako ima malo članova?
Može je koristiti kao interni pregled, ali složenost tabele prilagodite broju osoba i zadataka. Jedna osoba može imati nekoliko uloga, ako je to jasno navedeno. Za vrlo jednostavan radni tok, lista zadataka s imenovanim izrađivačem i provjeravačem može biti preglednija od pune tabele.
Da li A znači da je sadržaj službeno potvrđen?
Ne u ovom prijedlogu. Oznaka A opisuje samo osobu koja interno potvrđuje završnu verziju radnog dijela prema dogovoru tima. U zaglavlju tabele napišite da se oznake koriste za internu koordinaciju, kako ih niko ne bi zamijenio za vanjsku potvrdu ili procjenu.
Šta tim može uraditi kada dvije osobe uređuju isti dio?
Kao interni prijedlog, odredite osobu koja objedinjuje komentare i čuva jednu radnu verziju. Ostale osobe mogu biti navedene kao izrađivači ili stručni saradnici. Zabilježite ko treba dobiti informaciju o završetku uređivanja, pa ažurirajte tabelu kada se interna podjela promijeni.
Da li matrica potvrđuje da je ponuda potpuna?
Ne. Matrica može prikazati ko je preuzeo interne zadatke i ko ih je pregledao, ali sama ne potvrđuje sadržaj poziva niti potpunost ponude. Koristite je za koordinaciju, a provjeru vanjskih informacija vodite zasebno prema izvorima koji se odnose na konkretan poziv.
Koji je siguran prvi korak za početak?
Napravite jednostavnu tabelu s internim radnim cjelinama, osobom koja ih priprema i osobom koja ih interno provjerava. Označite otvorena pitanja umjesto da ih popunjavate pretpostavkama. Zatim odvojeno pregledajte izvorne informacije o pozivu i zabilježite šta je potvrđeno, a šta još traži provjeru.
Zaključak
Koristite RACI tabelu kao interni pregled uloga, a informacije o konkretnom pozivu provjeravajte odvojeno prema relevantnim izvorima.
Povezani resursi
Izvori
- Priručnik o javnim nabavkama BiH - Agencija za javne nabavke BiH, 2021-11-29; pristupljeno 2026-10-13.
- Pretraga obavještenja o nabavci - Portal e-Nabavke BiH; pristupljeno 2026-10-13.
Napravite prvu internu tabelu i pregledajte dostupne vodiče za sljedeći korak.
Sadržaj je informativan i ne predstavlja pravni savjet. Za konkretan postupak provjerite izvornu dokumentaciju i važeće propise.